Обмен с сервисом МойСклад

Ежедневная отгрузка за хранение выписывается сама, из тех же сумм, что в акте

Склад считает плату за хранение, а счета выставляются в бухгалтерии. Пока отгрузки переносят руками, они переносятся через раз: тридцать документов в месяц никто набивать не будет, и выручка в сервисе МойСклад отстаёт от склада на недели.

Сервис выписывает их сам. Каждое утро по каждому клиенту, у которого есть начисление за вчера, создаётся отгрузка:

ИП Соловьёв — Хранение товара — 1 усл — 35 ₽

Одна позиция, количество 1, цена — вся сумма за период. Так сделано намеренно: в акте клиенту стоит ровно это число, и человек, который сверяет акт с отгрузкой, видит одно и то же, а не два способа разложить одну сумму.

Что нужно один раз настроить

Раздел «МойСклад» в меню, доступен администратору склада.

1. Токен. Создаётся в сервисе МойСклад: Настройки → Обмен данными → Токен доступа. Вставьте его в поле и нажмите «Проверить связь» — сервис назовёт кабинет, в который попал. Если название чужое, значит токен не тот.

2. Справочники. Сразу после сохранения токена сервис забирает из вашего кабинета юрлица, склады, проекты, контрагентов и номенклатуру и складывает их у себя. В карточке «Справочники» видно строку на каждый: загружено, сколько, когда, а если не вышло — что именно сказал МойСклад.

Это важнее, чем кажется. Пустой список сам по себе не отвечает на вопрос «складов нет или прав не хватило» — а строка с числом и причиной отвечает. Ошибка на одном справочнике не отменяет остальные: склады могут быть закрыты правами токена, а контрагенты нужны и без них.

Обновление идёт в фоне — можно уйти со страницы и вернуться. Кнопка «Обновить справочники» перечитывает всё заново; делайте это после того, как завели в сервисе МойСклад нового контрагента или товар.

3. Что подставлять в документ. Юрлицо, склад сервиса МойСклад, услуга для позиции и проект. Это поля с поиском, а не выпадающие списки: наберите часть названия, артикул или ИНН. Показывается до полусотни совпадений, а подпись внизу говорит, сколько всего нашлось — «показано 50 из 1043» значит «уточните поиск», а не «это всё». Услуга — та самая «Хранение товара»; она может быть заведена и услугой, и товаром, сервис запомнит, как именно.

Строку из списка нужно нажать. Набранное — это запрос поиска, а не выбор. Если уйти с поля, ничего не выбрав, поле станет красным и подпишется: значения в нём нет. «Сохранить» в таком виде откажется и назовёт поле. Набранный текст при этом не пропадёт — допишите и выберите.

4. НДС. Три режима: без НДС, «в том числе» и «сверху», плюс ставка числом. Ставка вводится, а не выбирается из списка, потому что ставки меняет закон: 5 и 7 процентов появились у упрощёнки, 22 — с 2026 года. «Без НДС» и «ставка 0%» — разные вещи, и в отчётности тоже: первое означает, что налога в документе нет вовсе, второе — что он есть и равен нулю. Выбирайте то, что стоит у вас в договоре.

5. Когда выписывать. Каждый день за вчера или раз в месяц за прошедший, и в котором часу. Сегодняшний день закрывается вечером, поэтому утром за него выписывать нечего — берётся вчерашний.

Галочка «Выписывать автоматически» включается только когда заполнено всё остальное: интеграция, которой нечем работать, молча не сделает ничего, а вы будете считать, что документы уходят.

Если список пуст

Сначала посмотрите в карточку «Справочники» — там написано, что случилось. Три обычные причины:

Последняя строка — единственный случай, когда чинить надо в сервисе МойСклад, а не здесь.

Клиенты и контрагенты

Сопоставляются по ИНН. Названия одного и того же лица в двух системах не совпадают почти никогда — «ИП Соловьёв», «Соловьев И.И.», «Соловьёв ИП», — а ИНН не бывает похожим случайно.

Кнопка «Сопоставить по ИНН» проходит по всем клиентам и связывает тех, у кого совпадение единственное. Два контрагента с одним ИНН (после слияний это обычное дело) остаются человеку: угадывать, который настоящий, сервис не станет. Уже сопоставленное автоматика не трогает — вашу правку она не перепишет.

Клиенту можно задать свой проект и свою услугу — кнопкой «Изменить» в строке. Пусто значит «как у всех».

Клиент без контрагента не теряется молча: в журнале появится строка с причиной «не сопоставлен».

Товары и номенклатура

Сопоставляются по артикулу, а если его нет — по штрих-коду. Правило то же: принимается только единственное совпадение, дубль остаётся человеку.

На сегодняшние документы это не влияет. В МойСклад уходит только услуга хранения. Сопоставление нужно для товарного обмена — отгрузок товара и сверки остатков; сопоставлять двести позиций в тот день, когда обмен понадобится, — значит не начать его никогда.

Журнал и повторы

Внизу раздела — журнал: период, клиент, сумма, состояние, номер документа. Кнопка «Отправить сейчас» выписывает за указанный период вручную — на случай, когда день закрыли задним числом.

Дважды не выпишется. На пару «клиент + период» строка ровно одна, и держит это база, а не аккуратность программы. Можно нажимать кнопку сколько угодно и не бояться перезапуска службы: второй документ на те же деньги не появится.

Неудача не теряется. МойСклад недоступен, кончился токен, у клиента нет контрагента — всё это обычные будни. Такая строка остаётся в очереди с текстом ошибки от самого сервиса МойСклад и уходит при следующем заходе. В журнале видно, что именно чинить.

Незаполненная настройка тоже объясняется. Если не выбраны юрлицо, склад или услуга, документы не выписываются — и в журнале у каждой строки стоит именно эта причина, а не пустое «в очереди». Попытки такие строки не тратят: выберите недостающее, и очередь уйдёт следующим заходом сама, без нажатий.

Каждое начисление садится своей датой. Документ за 29 августа получит 29 августа, даже если выписан третьего сентября: по этой дате его ищут и в этот период отчётности он попадает. Правило выбирается в «Когда выписывать»: «дата начисления» или «день выписки». Время одно на все документы, по умолчанию 23:59 — итог дня, за который начислено. У месячной отгрузки одной даты начисления нет, поэтому берётся день выписки.

Свои документы видно с одного взгляда. В описании отгрузки стоит служебная метка вида (2SKLAD: хранение, код 2sklad-2026-08-29-12). Она говорит человеку, что документ выписал склад автоматически за хранение, а не кто-то руками, и служит сервису вторым способом узнать свой документ, если внешний код в сервисе МойСклад кто-то очистит. Метку из описания лучше не стирать.

Второй раз на те же деньги не выпишется, даже если наша база потеряла запись. Перед отправкой сервис спрашивает МойСклад, нет ли там уже документа с нашим внешним кодом, и найденный подхватывает: в журнале появятся его номер и дата, а второй документ не создастся. Кнопка «Сверить с сервисом МойСклад» проверяет все строки журнала, ничего не выписывая: непривязанные привязывает, привязанные подтверждает и заодно обновляет у них номер и дату — если вы правили дату документа руками в сервисе МойСклад, после сверки журнал покажет исправленную. Если документа в сервисе МойСклад не оказалось, сверка назовёт клиента и период, но статус не снимет: выписывать заново — ваше решение.

Если очередь стоит — над журналом написано, почему. Плашка появляется сама, когда есть неотправленные строки, и говорит по существу: выписка выключена или включена и когда следующий заход, чего не хватает в настройке, сколько строк ждёт повтора после неудачи и сколько исчерпало попытки. Читать журнал сервера для этого не нужно.

Повторы разведены во времени. После неудачи следующая попытка не сразу: минута, две, четыре и дальше до часа. Так двадцать попыток растягиваются больше чем на сутки, и недоступный на полчаса МойСклад не сжигает их все. Если попытки всё-таки кончились, строка так и скажет — нажмите «Отправить сейчас», это сбрасывает счётчик и пробует немедленно.

Если очередь стоит, а причина странная — посмотрите на токен. Он хранится зашифрованным ключом из настроек сервера. Если этот ключ на сервере меняли уже после того, как токен был вписан, прочитать токен нечем: в карточке «Связь с кабинетом» появится красная плашка «Токен не читается». Лечение одно — вписать токен заново. Очередь после этого уйдёт сама.

Про токен честно

Токен — это право выписывать документы от лица вашей компании: больше, чем всё остальное в базе склада. Поэтому он хранится зашифрованным, а ключ шифрования лежит не в базе, а в файле настроек сервера. Утёкшая копия базы токена не выдаёт.

Обратно токен не показывается никогда — ни вам, ни владельцу сервиса. В интерфейсе видно только «задан» или «не задан». Если сомневаетесь, тот ли токен вставлен, — нажмите «Проверить связь»: сервис назовёт кабинет.

Если владелец сервиса сменит ключ шифрования, сохранённые токены перестанут расшифровываться, и их нужно будет ввести заново. Об этом сервис скажет прямым текстом, а не молча перестанет выписывать документы.